Novidade para muitas empresas, o trabalho home office tem sido a salvação neste momento de crise mundial. Entretanto, muitos negócios não tiveram tempo de aprender as boas práticas do modelo, o que pode causar um problemão.
O online nunca foi tão necessário. Em tempo algum a tecnologia fez tanta diferença para a sobrevivência de micros até gigantes negócios. CAUTELA e PREVENÇÃO. Em situação de crise mundial de saúde pública, nada mais sensato do que manter as equipes de sua empresa seguras em casa. HABEMUS TRABALHO HOME OFFICE!
Agora, chegue mais perto da tela… aliás, você higienizou seu material de trabalho hoje? Mesmo em nossos lares, precisamos manter as superfícies limpas, sem dar margens para a circulação do COVID-19 (Novo Coronavírus).
BORA BARRAR O CONTÁGIO!
Informação de utilidade pública dada, vamos ao que interessa: seu negócio está preparado para funcionar remotamente?
Achou a pergunta um tanto besta, não é? Afinal, É FÁCIL, bastando apenas ter internet à disposição!
Será!?
Você já parou para pensar em estrutura, em conhecimento técnico das ferramentas disponíveis e no preparo psicológico das pessoas que atuam ao seu lado?
Não basta adotar a medida sem estratégia, sem treinamento e, acima de tudo, sem bom senso. De outra forma, seu time poderá semear improdutividade e os prejuízos serão a colheita.
Aqui na WebShare mantemos há anos uma rotina de meio expediente à distância. Estamos bem aptos a enfrentar esse caos, sem grandes arranhões.
Fazemos muito bem a nossa comunicação interna e com clientes, além de gerenciar nossos processos de forma bastante organizada. Dominamos os softwares utilizados, e não enfrentamos ruídos ao desempenharmos nossas funções.
Analisando o que dissemos até aqui, como o seu negócio adota a metodologia do trabalho home office?
É, MUITAS EMPRESAS VÃO APRENDER COM A DOR, INFELIZMENTE! Por esta razão, viemos ajudar!
Confira o guia que preparamos e não esqueça de lavar suas mãos com água e sabão (já que o álcool gel tá difícil de achar por aí).
O principal problema causado pelo trabalho home office…
É a falta de foco.
Sério, é incrivelmente fácil perder a concentração quando estamos trabalhando em casa.
É por isso que lá na introdução mencionamos os aspectos psicológicos de sua equipe. Acostumar-se com uma rotina longe das dependências da empresa é bastante complicado para algumas pessoas. E em um momento emergencial como o atual, no qual precisamos permanecer em quarentena, é provável que praticamente todos da família estejam em casa.
As distrações são imensuráveis. Coloque metas, prazos e ordene os processos com sua equipe. Ciente dos deadlines, obrigue-se a sentar na cadeira e colocar a mão na massa.
Para quem tem filhos, a vida no trabalho home office complica ainda mais
É por este motivo que o aspecto organização mostra-se ainda mais necessário. O ideal é que haja uma boa conversa com a família, para que todos entendam que você não está disponível em um determinado espaço de tempo.
Claro que muitos pais terão que fazer malabarismos para dividir as tarefas entre vida profissional e pessoal. Nem todos têm suporte para fechar-se no escritório.
Que tal propor uma atividade similar à sua. Crianças adoram repetir o que os adultos estão fazendo. Você pode, ainda, planejar o dia incluindo tarefas como assistir tv, pintar e estudar, como se elas estivessem dentro da escola.
A estrutura tecnológica imprescindível para o fluxo de trabalho home office
As pessoas são mais importantes do que qualquer ferramenta. Depois de entender isso, outra ideia a ser implementada na mente dos gestores e da equipe é…
QUANDO O TRABALHO É HOME OFFICE, FAZ-SE NECESSÁRIO HUMANIZAR O CONTATO.
Há uma forte tendência a respeito de isolamento. Os colaboradores que estão acostumados ao ambiente movimentado e repleto de informações, de repente sentem que não estão conectados.
Desta forma, a preocupação maior é justamente com os dispositivos que farão o intermédio de todas essa comunicação.
Veja algumas opções que podem lhe ajudar para…
MANTER UMA COMUNICAÇÃO COM SENSAÇÃO DE PROXIMIDADE NO TRABALHO HOME OFFICE
Desde o advento dos aplicativos de mensagem instantânea, nossa vida está centralizada na comunicação. Porém, precisamos tomar cuidado com eles quando tratamos de trabalho home office.
O WhatsApp, por exemplo, pode ser excelente, mas apenas se os envolvidos educarem seu olhar para focar no grupo de trabalho, apenas. No âmbito da distrações, esse é um forte vilão. Além disso, para urgências o aplicativo pode ser pouco eficiente.
Sem dúvidas, o que mais aproxima a equipe do dia a dia do escritório são as reuniões por videoconferência. Para isso, é essencial conhecer a usabilidade das ferramentas.
Existem sites na web que oferecem o serviço de forma gratuita, com diferentes recursos e limitações de público. Quer ver alguns exemplos?
Whereby
Para pequenas reuniões, a WebShare costuma utilizar o Whereby. Com ele conseguimos definir se deixaremos vídeo e áudio ligados, compartilhamento de tela, gravação da call e conversar via chat. Há três planos disponíveis, sendo um deles totalmente FREE.
Skype
Deve ter sido o primeiro a vir em sua cabeça, né!? O aplicativo é antigo, verdade! Bem essa também é uma opção viável para videoconferências, e sua vantagem é poder organizar os contatos como no antigo MSN. Ah, sem esquecer de dizer que seu uso é gratuito e ilimitado.
Hangouts Meet
Uma notícia sobre o fim dos Hangouts andou circulando por aí. Na verdade, a Google informou que está acontecendo uma migração do sistema, separando o chat convencional do sistema de vídeo, com uma tecnologia mais avançada. Portanto, essa ferramenta está vivíssima no mercado.
Zoom Meetings
Permite até 1000 participantes em uma mesma sala de reunião. É ótimo para palestras e webinars (que suportam 10.000 pessoas. Poxa vida!). Sua versão mais básica, que é gratuita, permite a presença de até 100 pessoas, o que também é excelente.
Go To Meeting
Salas personalizadas, que nunca expiram, e integração com Sales Force e Google Agenda A versão free é trial, ou seja… válida somente por 14 dias. Após o período, é necessário desembolsar alguns reais.
Teams Microsoft
Seu plano gratuito permite videoconferências com até 300 pessoas. O sensacional aqui é a possibilidade de guardar 10GB de arquivos por equipe e mais 2GB por usuário. É possível compartilhar tela e manter edição colaborativa com produtos Microsoft como Word, Excell e PowerPoint.
ORGANIZAR OS PROCESSOS COM TODOS OS ENVOLVIDOS ENGAJADOS
Ah, um escritório virtual. Surreal, não é!?
Existem na nuvem, diversas ferramentas capazes de organizar tarefas e projetos. As equipes ficam divididas por relevância e, ao mesmo tempo, têm a possibilidade de envolver seus times no momento exato de necessidade.
Nesses espaços as pessoas podem encontrar-se para trocar informações e discutir sobre as ações nas quais estão envolvidas, além de estabelecer deadlines. Algo muito importante, e que faz toda a diferença, é a integração de todos para o status e atribuições de uma missão.
O INTERESSANTE É NINGUÉM FICAR PERDIDO! Quer algumas dicas para experimentar?
ASANA
Amamos o Asana.
A ferramenta é excelente para organizar processos, permitindo implementar métodos ágeis na estratégia com a equipe, que fica dividida em pequenos times. Por aqui, gostamos muito de montar sprints, organizar prioridades e deixar todas as informações e decisões centralizadas por lá. Vale a pena conhecer a sua versão gratuita – que já é bem robusta!
TRELLO
Menos robusto que o Asana, mas o sistema de organização por quadros assemelha-se.
O Trello é mais eficiente quando o assunto é montar uma organização individual – no entanto, pessoas podem ser convidadas para visualizar e participar de seus projetos. Como você pode ser uma “UMPRESA” ou “EUGÊNCIA”, fica a dica! Além disso, o aplicativo é Free!
http://runrun.it/
RUNRUN.IT
Amamos mt tb!
O grande diferencial do RunRun.It é a contagem de tempo para os projetos criados. Desta forma, fica mais fácil compreender o valor correto a ser cobrado por seus serviços.
A ferramenta apresenta um dado de produtividade muito legal, com o qual você consegue medir o rendimento da equipe, montar métodos para ninguém ficar sobrecarregado. Existe um versão trial, que dura 14 dias. Após esse período, é preciso pagar para manter a conta.
FAZER AS ENTREGAS, ENVIAR E RECEBER FEEDBACKS
Um ótimo local para compartilhar documentos externamente – com quantas pessoas você quiser e com as permissões que lhe forem pertinentes – é o Google Drive. Além disso, o aplicativo da Gigante possibilita manter as informações extremamente organizadas. Utilize as caixas de textos existentes dentro do aplicativo para dar feedbacks diretos sobre um projeto ou partes dele.
Aliás, esse sistema de comunicação é extremamente importante, tendo em vista que as ideias precisam ser expostas para que os pensamentos estejam alinhados, sem interferências e – na pior das hipóteses – gerando retrabalho.
Uma opção eficiente para compartilhar projetos internos é o DropBox. Não deixe de manter os feedbacks, dentro das ferramentas escolhidas para montar o seu escritório virtual.
O que evitar no trabalho Home Office
Preparado para a lista? Vamos lá!
- Se a sua equipe é nova no trabalho home office, insira os instrumentos disponíveis aos poucos. Muita informação gera ansiedade e, no fim das contas, baixo rendimento;
- Como já falamos anteriormente, prefira ferramentas de comunicação instantânea que não sejam o WhatsApp. Idealmente, utilize aplicativos de vídeo e faça reuniões online sempre que possível, visando diminuir o distanciamento;
- Não meça o sucesso dos projetos com base em horas. É a velha história do cartão ponto. Para desenvolver um bom trabalho remoto, confie naqueles que você contratou para representar a sua marca;
- Agora, falaremos sobre controle. As pessoas cobradas de minuto a minuto a respeito de suas entregas não conseguem desenvolvê-las no seu máximo. Os resultados podem ser pouco efetivos, além de gerar um estresse desnecessário aplicando um falso senso de urgência;
- Estipule deadlines para a conclusão de projetos, de modo que possa revisá-los com tranquilidade antes de colocá-los aos olhos do público ou do cliente;
- Sobrecarga de informação já não é algo bacana no ambiente físico. Imagine só no online. Planeje suas comunicações internas e externas de forma que consiga obter agilidade para resolver problemas e tomar decisões;
- Cada um tem um jeito de trabalhar. Respeite a forma como cada pessoa pratica o trabalho home office. Não há fórmula pronta!;
- Sempre que puder e se for solicitado, ajude os colegas menos adaptados a superarem suas dificuldades.
Adotando medidas para um trabalho home office
Essa não é a primeira vez que passamos por uma crise. E nem será a última. Isso, de forma nenhuma, significa que os negócios devam entrar em stand-by.
Em tempos de pandemia, todos – principalmente os pequenos – vivemos um momento de muitas incertezas. E por mais que estejamos mergulhados no online, falta muito para todas as marcas se habituarem à realidade tecnológica.
ADAPTAÇÃO!
De uma coisa temos certeza: passada essa crise de saúde pública, a forma como nos posicionamos no mercado terá de mudar. Certamente, nosso público passará a consumir nossos produtos e serviços com visão e comportamento totalmente diferentes. Precisaremos descobrir como tudo isso vai acontecer, sem perder o “T A I M E”.
Prepare-se para entrar na nova década com tudo!
